foody Hilfe

Der Monatsabschluss wird durchgeführt, damit der Buchungsmonat in den nächsten Monat wechselt und, um die Originalbelege aller Buchungen und das Übergabeprotokoll zur Finanzbuchhaltung zu schicken.

Bereich Monatsabschluss

Aktionsfelder

Prüfen: Drücken Sie den "Prüfen"-Button, um den Monatsabschluss zu starten. Wenn alle Prüfungen den Status "OK" (grüner Haken) haben, kann der Monatsabschluss durchgeführt werden.

Monatsabschluss durchführen: Nur wenn alle Prüfungen in Ordnung sind (grün oder gelb), wird der Button "Monatsabschluss durchführen" aktiv. Nach der Bestätigung, dass man den Monatsabschluss durchführen möchte, öffnet sich der Monatsabschlussbericht mit zwei Seiten.
Bitte drucken Sie beide Seiten des Monatsabschlussberichts aus und schicken Sie diese mit den Originalbelegen aller Buchungen zur Finanzbuchhaltung.

Erfassung/Beschreibung

Anzahl an Personalessen: Die Felder "Anzahl an Personalessen" werden automatisch gefüllt, wenn der Anwesenheitsbericht Teil 2 abgeschlossen ist. Ansonsten können die Felder 0 sein oder manuell verändert werden.

Prüfungen und ihre Bedeutungen:

Wird bei einer der Prüfungen der Status mit einem roten "X" versehen, kann kein Monatsabschluss durchgeführt werden.

Prüfung	das Bedeutet:	Was ist zu tun?
Prüfung auf neue Buchungen seit dem letzten Abschluss...	Zwischen zwei Abschlüssen muss immer mindestens eine Buchung liegen.	Wenn Sie keine weiteren Buchungen machen müssen wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung von apetito catering, damit die Prüfung ausgestellt wird.

Prüfung auf offene Rechnungen / Gutschriften…	In dem Menüpunkt "Rechnungen / Gutschrift" befindet sich eine nicht verbuchte Rechnung / Gutschrift.	Sie müssen diese dort erst entfernen, entweder, indem Sie sie dort verbuchen oder löschen.

Prüfung auf nicht erfasste Essenteilnehmer...	Es wurden für die beiden statistischen Konten "Erlöstage" und "Essenteilnehmer" in diesem Monat keine Werte erfasst.	Wenn dieses als Warnung (gelb) angezeigt wird, prüfe Sie, ob Sie keine Werte dafür erfassen müssen, dann können Sie den Monatsabschluss trotzdem durchführen.

Prüfung auf noch zu bestätigende Transferbuchungen…	Auf der Startseite befinden sich noch Transferbuchungen, die noch nicht bearbeitet wurden.	Diese müssen erst bearbeitet werden, bevor der Abschluss durchgeführt werden kann.

Prüfung auf nicht abgeschickte Wareneingänge auf Artikelbasis...	Es gibt noch Lieferscheine im WEB, die nicht bearbeitet wurden.	Diese müssen erst bearbeitet werden, bevor der Abschluss durchgeführt werden kann.

Prüfung auf nicht durchgeführte Personalabschlüsse…	Die vier Teile des Anwesenheitsberichtes sind noch nicht abgeschlossen.	Diese müssen erst abgeschlossen werden, bevor der Abschluss durchgeführt werden kann.

Prüfung auf noch nicht übertragene Buchungen…	Die zuletzt getätigte Buchung wurde noch nicht auf dem Server verarbeitet.	Warten Sie bitte 20-30 Minuten, wird die Meldung auch nach einem erneuten Klick auf "Prüfen" immer noch angezeigt, melden Sie sich bitte in der IT-Abteilung von apetito catering.

Prüfung auf fehlerhaft übertragene Buchungen…	Auf der Startseite von foody befindet sich eine Fehlermeldung.	Melden Sie sich bitte in der IT-Abteilung von apetito catering.

Bereich Bericht

Der Bericht "Monatsabschluss" besteht aus zwei Seiten. Die erste Seite zeigt die "Bestands- und Abgrenzungsbuchung" mit der 10-stelligen Belegnummer an. Die zweite Seite zeigt alle 10-stelligen Belegnummern, die seit dem letzten Abschluss gebucht wurden, in fortlaufender Reihenfolge an (analog dem Wochenabschluss).

Beide Seiten können Sie als Wiederholungsdruck erneut anzeigen und ausdrucken lassen.

Aktionsfelder

Zurück: Drücken Sie den "Zurück"-Button, wenn Sie wieder in den Menüpunkt "Monatsabschluss" gelangen möchten.

Anzeigen: Um den Beleg zu aktualisieren, klicken Sie auf den "Anzeigen"-Button.

Zugehörige Berichte

Über "BDE" => "Auswertungen und Berichte" => "Wiederholungsdrucke" => "Wochen-/Monatsabschluss" können Sie den Monatsabschlussbericht (Seite 2) erneut ausdrucken. Ebenso finden Sie unter Wiederholungsdrucke auch den Ausdruck "Bestand und Abgrenzung" (Seite 1). Diesen können Sie sich ebenso rückwirkend für alle Monate ausdrucken.