foody Hilfe

Die Restantenrechnungen / Kundenrechnungen können in foody von Ihnen erstellt und dem Kunden zeitnah übergeben werden.

Vorbereitung:

Anzahl Kopien festlegen (BDE => Stammdaten => Buchhaltungsdaten)

Ansprechpartner erfassen (BDE => Stammdaten => Ansprechpartner)

Textbausteine erstellen (BDE => Stammdaten => Textbausteine)

Bereich Restantenrechnung

Aktionsfelder

Speichern: Drücken Sie den "Speichern"-Button, um Ihre erfasste Restantenrechnung zwischenzuspeichern.

Löschen: Wenn Sie eine gespeicherte Restantenrechnung löschen möchten, klicken Sie auf den "Löschen"-Button und bestätigen Sie dann die Löschung.

Neu: Drücken Sie den "Neu"-Button um eine neue, leere Restantenrechnung zu öffnen.

Kopieren: Um bereits gebuchte Restantenrechnungen erneut zu buchen, können Sie die über den "Kopieren"-Button zur Bearbeitung aktivieren und somit verändern und dann verbuchen.

Buchen: Zum Verbuchen ihrer Restantenrechnung klicken Sie auf den "Buchen"-Button. Dann wird ihnen eine 10-stellige Belegnummer und der Ausdruck angezeigt.

Druckvorschau: Über die Druckvorschau können Sie sich ihre Restantenrechnungen anschauen bevor Sie diese verbuchen.

Gebuchte Restantenrechnungen: Über den Button "Gebuchte Restantenrechnungen" sehen Sie alle im aktuellen Monat gebuchte Restantenrechnungen. Wenn Sie das Feld "Alle anzeigen" anklicken, sehen Sie auch die Restantenrechnungen der Vormonate.

Buchen und per Mail versenden: Dieser Button ist aktiv wenn die gebuchten Restantenrechnungen direkt beim Verbuchen an eine (von der Fibu) fest hinterlegte E-Mailadresse geschickt werden sollen.

weitere Aktionsfelder, die angezeigt werden, wenn eine gebuchte Restantenrechnung ausgewählt wurde

Drucken: Über den "Drucken"-Button können Sie bereits verbuchte Restantenrechnungen erneut ausdrucken.

E-Mail: Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
- per E-Mail versenden: Dieser Button ist nur aktiv wenn eine (von der Fibu) fest hinterlegte E-Mailadresse vorhanden ist, dann wird die Rechnung erneut an diese E-Mailadresse gesendet.
- als PDF senden: hier wird eine Restantenrechnung als PDF auf Geschäftspapier erstellt. Diese können Sie dann
  - ausdrucken (Sie benötigen kein Geschäftspapier mehr)
  - über Outlook per E-Mail an verschiedene E-Mailadressen versenden

ZUGFeRD: Wenn ein Kunde seine Restantenrechnungen in diesem Format haben möchte, muss die Fibu das an dem Debitor einstellen und dann wird dieser Button aktiv.

Erfassung/Bearbeitung

Belegnummer: Hier können Sie auf den Pfeil klicken, um gespeicherte Belege zu öffnen und gegebenenfalls weiter zu bearbeiten und zu verbuchen.
Verkauf an Debitor: Über einen Klick auf dem Pfeil können Sie den Kunden auswählen, der von Ihnen mit der Rechnung belastet werden soll. Falls Ihnen dieser Debitor fehlt, lassen Sie diesen bitte bei der Finanzbuchhaltung neu anlegen.
Verkauf an Name 2 - 4: Wenn die Felder frei sind, können Sie hier weitere Informationen zum Rechnungsempfänger erfassen.
Kontrollsumme (brutto): In dem Feld "Kontrollsumme" tragen Sie die gesamte Rechnungssumme (Brutto) ein.
Ansprechpartner-Kürzel: Die Ansprechpartner (Das sind die Personen, die die Rechnungen schreiben. Wird benötigt, falls der Kunde Rückfragen zu seiner Rechnung hat) können Sie unter Stammdaten / Ansprechpartner anlegen und dann hier auswählen.
Belegdatum: In diesem Feld können Sie das Belegdatum wie folgt eintippen "TT.MM.JJ", oder über das Kalenderfeld auswählen. Wenn das Belegdatum das heutige Datum ist, können Sie in das Feld ein "h" (steht für heute), eintragen, sodass das heutige Datum übernommen wird. Das Belegdatum darf nicht älter als 5 Tage sein.
Buchungsdatum: Das Buchungsdatum kann wie das Belegdatum von Ihnen manuell eingegeben werden oder über das Kalenderfeld ausgewählt werden. Sie können genauso wie im Belegdatum ein "h" eintragen, falls das Buchungsdatum dem heutigen entspricht. Das Buchungsdatum muss immer aus dem aktuellen Buchungsmonat sein.
Innenauftrag: Das "Innenauftrag" Feld füllt sich automatisch. Falls die Restantenrechnung für eine andere Kostenstelle gebucht werden soll, können Sie diese bei Bedarf ändern.
Buchungstext: In dem Feld "Buchungstext" können Sie einen Text eingeben oder aus den Textbausteinen auswählen, der später beim Ausdruck, unten auf der Rechnung angezeigt wird.

Bereich Positionen:

Aktionsfelder

Neu: Drücken Sie den "Neu"-Button um eine oder mehrere Positionszeilen zu erfassen. Sie können den Betrag auf verschiedene Konten aufteilen und / oder zusätzlichen Text erfassen

OK: Drücken Sie den "OK"-Button wenn Sie die Position bestätigen wollen.

Löschen: Wählen Sie die Position die Sie löschen wollen, mit einem Klick aus und drücken Sie anschließend den "Löschen"-Button. Anschließend muss die Löschung der Position erneut mit einem Klick bestätigt werden.

Bearbeiten: Um eine Position zu bearbeiten, klicken Sie die Zeile an und klicken Sie dann auf den "Bearbeiten"-Button. Nehmen Sie anschließend Ihre Änderungen vor und bestätigen Sie diese mit dem "OK"-Button. Anstatt die Zeile auszuwählen, können Sie auch mit einem Doppelklick in das Feld gelangen.

Erfassung/Bearbeitung

Konto: Tippen Sie die Nummer direkt in das Feld ein oder wählen Sie über das Suchfenster (auf den kleinen Pfeil klicken) das Konto aus.

Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten den Preis zu erfassen:

Menge x Stückpreis : Bei dieser Variante geben Sie die "Menge" und den "Stückpreis" ein, wählen aus, ob der Stückpreis Netto oder Brutto ist und der Brutto - Gesamtpreis wird berechnet.
Bruttobetrag: Bei dieser Möglichkeit bleiben die Menge und der Stückpreis leer. Sie müssen nur einen Bruttogesamtpreis für diese Positionszeile in dem Feld "Bruttobetrag" eingeben.

Nachdem Sie eine dieser zwei Möglichkeiten gewählt haben, füllen Sie die weiteren Felder wie folgt:

Beschreibung: In dem Feld "Beschreibung" tragen Sie den Text ein oder wählen Sie den Text aus den Textbausteinen aus, der auf der Rechnung erscheinen soll.
Innenauftrag: Der Innenauftrag füllt sich automatisch, bei Bedarf können Sie auch einen anderen Innenauftrag auswählen.

Zugehörige Berichte

Über "BDE" und "Auswertungen und Berichte" können Sie den zugehörigen Bericht "Erlösbericht" öffnen.

Um mehrere Restantenrechnungen auf einmal auszudrucken, können Sie über "BDE" => "Auswertungen und Berichte" => "Wiederholungsdrucke" den Bericht "Restanten" starten.